Services
Nous intervenons sur la forme de l’acte et sa cohérence avec les justificatifs de l’office. La rédaction, la signature et le dépôt restent chez vous.
Analyse et contrôle des actes
Nous analysons les actes authentiques destinés aux formalités de publicité foncière — les actes reçus par un officier public qui emportent transmission ou création de droits réels immobiliers, au sens de l’article 710-1 du code civil — et nous préparons la documentation destinée à l’administration.
Le contrôle porte sur deux plans.
La forme, d’abord : l’ordre des clauses obligatoires et le contenu de chacune, au regard de la transmission électronique obligatoire aux services de la publicité foncière.
La cohérence documentaire, ensuite : la rédaction de l’acte au regard des justificatifs que détient l’office. Pour les parties, les extraits d’acte de naissance, les extraits d’acte de mariage, les K-bis, les statuts et les délibérations. Pour l’immeuble, l’extrait cadastral modèle 1 et l’état hypothécaire trentenaire.
Les services destinataires sont les services de la publicité foncière, branches de l’administration fiscale chargées de tenir le fichier immobilier à jour. Une anomalie qui y est constatée se propage : cadastre, services des impôts des particuliers et des entreprises.
Copies authentiques
Nous établissons les copies authentiques électroniques. Pour les actes exclus du périmètre du dépôt électronique obligatoire — donations, partages, échanges, actes de société tels qu’apports, fusions ou reprises d’engagements, mises en copropriété et leurs modifications, et les autres publications portant sur des droits personnels — les copies papier sont établies lors des missions sur place.
Ce périmètre est celui fixé par le décret n° 2017-770 du 4 mai 2017 et l’arrêté du 2 juin 2017, modifié le 30 avril 2018.
Visa avant signature
Nous procédons à la lecture de l’acte avant sa signature, pour attester de sa présentabilité au service de la publicité foncière. C’est le moment où une correction coûte le moins cher : elle se fait sur le projet, pas sur un acte signé qu’il faudra rectifier.
Formation
Nous formons les collaborateurs à l’établissement des demandes d’états hypothécaires au regard des algorithmes de l’ANF — l’Accès des Notaires au Fichier immobilier.
Ce que nous ne faisons pas
Le périmètre s’arrête là où commencent les prérogatives du notaire, et plusieurs exclusions ne sont pas négociables.
Nous ne rédigeons pas d’acte, authentique ou sous seing privé. Les modifications sont préparées ; seuls les notaires peuvent les signer.
Nous n’avons pas de clé REAL, n’étant pas salarié de l’étude. Nous ne validons donc pas les dépôts de copie authentique électronique, nous ne les envoyons pas, et nous n’établissons pas les fiches BRI enregistrées dans la Base des Références Immobilières du notariat — les anciennes fiches PERVAL et BIEN.
Nous n’établissons pas les déclarations de plus-value immobilière. Nous en contrôlons le dépôt, mais leur établissement relève du notaire dans son rôle de collecteur d’impôts, et la responsabilité juridique qui va avec.
Nous ne procédons pas à l’enregistrement. Le code de déontologie des notaires en interdit la délégation à un prestataire extérieur.
Nous ne donnons pas de conseil fiscal, ni de consultation juridique.
Où nous intervenons
À distance, sur toute la France, à l’exception des immeubles relevant du Livre foncier — Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle, dont le régime de publicité est distinct.
Sur place, en Occitanie, pour les missions qui demandent une présence à l’office.